Expediente HCD. Nº 5405-B-2014.-
VISTO
Que en la mayoría de las distintas áreas y dependencias del Municipio toda la documentación, antecedentes, expedientes y demás información se encuentra en formato “papel”, sin tener ningún tipo de resguardo ni copia de seguridad ante cualquier eventualidad dañosa, sea total o parcial;
CONSIDERANDO
Que existe determinada documentación y/o información de suma importancia, citando a modo ejemplificativo la documentación contable, comprobantes de pagos y gastos, catastro y los antecedentes de todos los inmuebles de nuestra ciudad, registro de proveedores, despacho, expedientes del personal, etc., que de ocurrir cualquier evento dañoso (incendio, inundación, hurto, etc.) que produjera la pérdida total o parcial de los mismos, se perderían los mismos en forma irreparable;
Que una forma simple y no demasiado onerosa para cubrir dichos riesgos de pérdida total o parcial de documentación que se encuentra en “formato papel” es su “digitalización” de esos documentos para su posterior almacenamiento y archivo;
Que “La digitalización es el proceso mediante el cual los documentos físicos se convierten a formato electrónico, para que puedan ser almacenados en una base de datos. Pueden ser transformados a formato electrónico todos aquellos documentos en papel que sean legibles y en buen estado de conservación”. La digitalización es el método más eficiente y rentable para almacenar, administrar, consultar y preservar los documentos físicos convirtiéndolos en imágenes electrónicas;
Que por su parte es una tendencia mundial la utilización de archivos digitales, dado que una vez informatiza (digitalizada) esa documentación puede ser archivada y/o utilizada y/o enviada de forma sencilla y gratuita a los fines que pudieran corresponder;
Que los archivos digitalizados no ocupan espacio físico en instalaciones municipales;
Que la creación del software necesario no requiere de gran inversión, pudiendo realizarse a través de un escáner y el personal adecuado para su manejo;
Que sería de enorme utilidad y seguridad digitalizar todos los documentos que ingresen y se generen en el Municipio de acá en más, y asimismo comenzar a digitalizar hacia atrás, principalmente en áreas de suma importancia y con documentación sensible e irremplazable, como pueden ser la documentación guardada en el sector de Contabilidad y en el de Catastro;
Por ello,
EL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE CORONEL PRINGLES, EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES QUE LE SON PROPIAS, SANCIONA CON FUERZA DE
ORDENANZA
ARTICULO 1º: Créase el Programa de “Digitalización de documentos” del Municipio de Coronel Pringles.
ARTICULO 2º: Todos los documentos que ingresen al Municipio y los que se generen en el mismo en cualquiera de sus dependencias, deberán ser digitalizados desde la fecha de promulgación de la presente de forma tal de poder ser almacenados y archivados bajo formato digital.
2.-
ARTICULO 3º: El Departamento Ejecutivo reglamentará la presente a efectos de su implementación y afectación de los recursos humanos y económicos que estime corresponder.
ARTICULO 4º: Cúmplase, comuníquese, publíquese, regístrese y archívese.-
REGISTRADA BAJO EL Nº 4.149.-
DADA EN LA SALA DE SESIONES DEL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE, A LOS CUATRO DIAS DEL MES DE SEPTIEMBRE DE 2014.-
